Publié le 23/01/2017 | 10:57 Tout n’est pas urgent, contrairement à ce qui se dit parfois ! Tout n’est pas important non plus ! Tout est une question de priorités. Avec des astuces, le temps a fini d’être un ennemi et les priorités sont claires, donc l’efficacité augmente. Elisabeth Durant-Mirtain
1. Soyez clair(e) avec votre fonction. Quand les missions sont claires, les décisions d’effectuer les tâches sont faciles à prendre. Quels sont mes rôles ? Qu’attend-t-on de moi ? Grace à ses questions et à leurs réponses, vous relativiserez les diverses sollicitations et distinguerez les tâches importantes.
2. Fixez-vous des objectifs.A chaque responsabilité correspond des objectifs à atteindre qui doivent être formulés. Ces objectifs doivent comporter un (ou des) critère(s) de réussite réalistes et mesurables pour éviter les interprétations.
3. Déterminez vos durées de réalisation. Combien de temps vous prend le traitement de vos e-mails ? Combien de temps est-ce que vous consacrez à l’organisation des déplacements et réunions ? Etc. En listant les tâches d’une journée et en indiquant le temps que vous leur consacrez, vous aurez une vision objective de l’utilisation de votre temps.
4. Affectez un budget temps à vos principales activités. Et, surtout, vous y tenir. Ex. : « je consacre 1 heure à la réalisation de ce compte rendu puis je vérifie le tableau de bord pendant 20 minutes ».
5. Evitez d’aller vers ce qui vous plaît en premier.Le facteur plaisir est déterminant dans la gestion des priorités. En effet, nous consacrons plus de temps aux activités qui nous plaisent... sans nous en rendre compte.
6. Refusez la règle dite « LIFO/FIFO ». Evitez de servir le dernier arrivé en premier (Last In First Out) ou le premier arrivé (First In First.Out) sans distinguer l’importance ou l’urgence de la tâche.
7. Privilégiez l’essentiel. Appliquez la loi de Pareto qui indique que 20 % des activités à haut rendement produisent 80 % des résultats. Par conséquent, concentrez-vous sur les tâches de production qui sont en lien direct avec votre fonction et dont les résultats sont tangibles.
8. Différenciez l’urgent et l’important. L’urgence implique la nécessité d’agir dans un délai court afin qu’aucune conséquence ne survienne alors que l’importance comporte le caractère d’une tâche qui importe par sa valeur et son intérêt pour l’entreprise ou votre fonction.
9. Planifiez.C’est l’outil d’organisation par excellence. Réalisé chaque semaine –voire quotidiennement, en fin de journée- ce planning (« to do list ») liste les tâches à réaliser par ordre d’importance et/ou d’urgence.
10. Prenez l’habitude de tout noter : Prenez des notes en entretien, noter les sollicitations et les messages dans un cahier de bord pour regrouper tout ce que vous avez à faire et éviter de griffonner sur des papiers libres sur le coin de votre bureau.
