Publié le 28/09/2020 | 11:13
Qu'il s'agisse d'organiser des séminaires, des conférences ou des formation, la prise de notes est une compétence de base pour toute assistante de direction et office manager. Or, pour rédiger un compte-rendu de réunion, il est indispensable d'effectuer une bonne prise de note. C’est plus difficile qu’il n’y paraît ! Heureusement, il existe des méthodes qui facilitent ce processus.
Alors envie de réussir votre prise de notes et sans vous fatiguer ? Voici 2 méthodes qui vous permettront de conserver des notes détaillées tout en restant concentrée durant vos réunions et vous aideront également à mieux mémoriser les informations.
La méthode de l'hexamètre de Quintilien :
Avant de commencer à étudier ou d'assister à une réunion, veuillez organiser vos notes à l'avance en préparant quelques sous-thèmes généraux. C’est le plan qui va vous permettre de structurer votre prise de note et de ne pas vous perdre dans les méandres de la réunion.
A la base, l'hexamètre de Quintilien, appelée aussi QQOQCPC, est un outil souvent utilisé pour aborder une situation sous tous les angles. Chose qui peut être appliquée aussi sur les sujets abordés dans une réunion.
Quoi ? Celui-ci devait inclure les points clé discutés lors de la réunion.
Qui ? Il faut noter dans cette case la personne qui a discuté ces points.
Où ? Cette partie concerne les domaines où les concepts sont applicables.
Quand ? Le moment ou ces points ont été discutés.
Comment ? Il faut noter là les exemples d’application.
Pourquoi ? comment cela se rapporte au domaine de la connaissance ou de votre travail.
Combien ? il s’agit des moyens et des ressources déployés.
La méthode des abréviations :
Une abréviation est une forme simplifiée d'un mot, qui est générée en soustrayant certaines lettres du mot. Cette technique vous permet de gagner du temps dans votre prise de notes, en notant seulement quelques lettres d’un mot, vous aurez plus de temps pour suivre le cheminement des idées et les noter sur votre document.
NB : Veuillez abréger le moins possible les mots, afin de ne pas affecter la clarté et la compréhension du texte.
A l’avance, préparez une liste des abréviations selon les sujets que vous abordez durant la réunion. Que ce soit sur papier ou sur Word, les abréviations constituent un outil très efficace pour noter ses informations rapidement et efficacement.
Il existe 4 types d’abréviations que vous pouvez utiliser :
-Les sigles/acronymes : Une série d'initiales composée de plusieurs mots pour former un seul mot.
Exemple: OMS : Organisation Mondiale de la Santé
-Les symboles alphabétiques : Vous pouvez utiliser des symboles alphabétiques pour désigner un mot spécifique.
Exemple : % = pourcentage
+ = avantages
- = inconvénients
-La suppression de lettres à l’intérieur du mot : Fournisseur = FRN
-L’abréviation de la fin des mots : Institution = institu
Dîtes-nous en commentaires, quelle est la méthode que vous trouvez la plus efficace ?
