Publié le 15/12/2016 | 13:06 Plus rapides, les e-mails sont devenus l’incontournable outil de travail. Leur souplesse de support ne signifie pas qu’ils ne soient pas un gage de votre professionnalisme. Alors voici 7 astuces pour soigner vos messages et éviter le faux-pas professionnel !
L’importance de l’objet de l’e-mail
C’est la première chose que votre destinataire va regarder en recevant votre e-mail ! Alors n’oubliez jamais cette étape. Un bon message d’objet est rapide, clair, explicite. Des mots-clés simples sans aucun effet de manches ou d’excès de ponctuation !
Adopter le bon ton
Vous n’êtes pas un agent secret ou encore un agent de l’Etat. Alors évitez toutes expressions du type « top secret » ou « confidentiel ». Adoptez un ton approprié à la situation sans jamais en faire trop. N’irritez pas votre destinataire en multipliant les accusés de réception et autres confirmations de lecture. Il ne faut pas lui mettre la pression pour une réponse urgente. Ce serait malpoli.
La politesse avant tout !
Il est préférable de rester poli en toute situation.
Un bon e-mail débute, de la même façon qu’une conversation, par une salutation. Laissez les « salut » et autre « coucou » à vos proches, préférez un « Bonjour Monsieur » ou un « Chère Madame », accolé au nom de la personne, ce sera bien plus professionnel.
Comme les ruptures sont parfois douloureuses, ne laissez pas votre destinataire livré à lui-même en fin d’e-mail. Les formules ampoulées restent réservées aux lettres manuscrites, choisissez plutôt les inconditionnels « cordialement », « sincèrement » et « bien à vous » qui éviteront une conclusion trop sèche.
L’e-mail n’est pas un moment pour faire preuve de créativité
Un e-mail professionnel est un courrier qui suit un protocole, une forme précise qu’il faut suivre en restant sobre. Une écriture noire ou bleue est attendue ainsi qu’une typographie classique.
La signature
Cette partie est souvent négligée et pourtant elle est un passage obligé.
Ajouter le nom de la société dans laquelle vous travaillez est aussi apprécié. Vos coordonnées peuvent également être utiles pour faciliter le contact.
Relisez-vous !
Aucune faute d’orthographe ou de frappe n’est permise dans vos courriers. Alors n’oubliez pas cette dernière étape cruciale.
