Publié le 27/06/2019 | 11:13 Un des enjeux majeurs du métier d’assistante de direction réside dans le fait d’organiser efficacement l’emploi du temps de son directeur qui est souvent extrêmement chargé. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir deux astuces simples qui vont vous permettre de gagner en productivité et organisation.
1- Le calendrier partagé
La relation entre une assistante et son directeur est tout d’abord une relation basée sur la communication. Ainsi un outil tel qu’un calendrier partagé va permettre une simplification de la gestion de rendez-vous ainsi que la priorisation des évènements grâce à une synchronisation de tous les instants. Parmi les différentes solutions existantes sur le marché, on retrouve notamment Google agenda ou encore Outlook.
En bref, un outil digital très pratique pour les assistantes !
2- Outil de priorisation
L’agenda des dirigeants étant souvent encombré, on y retrouve en effet souvent une multitude d’évènements et missions divers et variés. De ce fait, il est indispensable de savoir dissocier l’urgent et l’important de ce qui peut être réalisé dans un deuxième temps. On recommande spécialement Trello qui reste incontournable en la matière.
En bref, savoir prioriser c’est gagner en efficacité visibilité et organisation !
Outre les outils digitaux, il y a certains réflexes à adopter pour tenir un agenda à la perfection. Premièrement, l’agenda personnalisé est un must, chaque directeur ayant des habitudes et des préférences de travail, il est donc nécessaire de prendre en compte celles-ci pour mieux adapter l’agenda à ses besoins et attentes. On n’insistera jamais assez dessus mais la communication est la clef entre une assistante de direction et son référant, il est donc indispensable d’échanger régulièrement sur les projets en cours et à venir afin d’apporter des modifications.
