Publié le 29/06/2020 | 12:32
Avant de commencer votre lecture, gardez en tête :
« On devient l’assistante que l’on a envie d’être »
Le mail est un moyen de communication et une des tâches principales de l’assistante. Vous voulez améliorer le style de vos e-mails pour qu’ils retiennent plus d’attention ? C’est ce qu’on va discuter aujourd’hui. Dans cet article, vous allez perfectionner votre rédaction en respectant toutes les règles de la langue.
Soignez la rédaction de vos e-mails professionnels !
Déterminez en amont l’objectif de vote mail :
Quel est l’objectif de votre mail ? Qu’est ce vous proposer ? pour qui ? …
L’objet du mail, de 5 à 7 mots maximum, à ne pas dépasser. Il doit être explicite, clair et bref en lien avec l’objectif de mail (inviter, informer, refuser…)
L’appellation :
Dans la plupart des e-mails, l’appellation : Madame, Monsieur. Vous pouvez commencer votre e-mail, selon le lien avec le destinataire et les circonstances présentes, afin de faire les formules les plus adaptées.
Madame, monsieur, cher monsieur, chère madame… qui devront toujours être suivie par virgule.
Evitez les abréviations :
Nous avons l’habitude de les utiliser pour les textos quotidiens, mais il faut impérativement les éviter lors de l’envoie d’un mail professionnel ( rdv, bjr, bsr, cad, mtn, ns, vs…).
Evitez le langage familier :
N’utilisez surtout pas les expressions familières telles que : coucou, c’est moi, où Hi, c’est encore moi…
La formule de politesse :
Lorsque vous finissez votre mail, c’est important et indispensable à mettre une brève formule de courtoisie à la fin : Respectueusement, salutations respectueuses, sincères salutations, cordiales salutations, cordialement, bien amicalement, bien à toi (si vous connaissez bien le destinataire).
La signature automatique :
Il est nécessaire de paramétrer votre courrier électronique avec une signature personnalisée, envoyée automatiquement avec le nom et prénom, le numéro de téléphone et le poste que vous occupez.
Conseil : avant d’appuyer sur la touche « Envoyer », vérifiez tous ces éléments :
Le texte de l’e-mail ;
La qualité de l’objet ;
La présence des éventuelles pièces jointes souhaitées ;
L’ensemble des destinataires ;
Le vocabulaire ;
Les abréviations ;
L’orthographe.
Oui, vous êtes prêtes maintenant « ENVOYER » !
Très bon courage, et à bientôt !
