Publié le 13/11/2016 | 16:57
Bien aménager une salle pour une réunion réussie
Un lieu stratégique…
La salle que vous allez choisir doit être unique, parfaitement adaptée à votre réunion. Aujourd’hui les réunions sont des moments privilégiés pour une entreprise où le travail se fait en collaboration harmonieuse.
Qui doit être confortable…
C’est l’un des critères les plus importants. Chaque participant doit pouvoir se concentrer durant la réunion, sans être gêné par une chaise dure qui grince. La machine à café et la fontaine à eau sont les atouts indispensables au confort des collaborateurs.
Il existe différents types de réunion et pour chacun il est nécessaire d’adapter la salle aux besoins spécifiques :
Les réunions de présentation
L’objectif est la diffusion d’informations. Ainsi le(s) présentateur(s) et les auditeurs doivent être dans les meilleures conditions possibles pour que cet objectif soit mené à bien. Voici la liste des choses à ne pas oublier :
- les tables doivent être bien agencées
- il doit y avoir impérativement un bon nombre de chaises pour chaque participant
- vous devez vérifier si le système ventilation est parfait
- l’éclairage doit être optimal sans pour autant éblouir les collaborateurs
- pour une présentation de qualité, pensez à un vidéoprojecteur et à un écran de projection
- si le nombre de participants est élevé il sera peut être judicieux d’avoir un système de sonorisation
- il faut qu’il y ait un espace de circulation autour des tables pour que les participants ne soient pas gênés dans leurs mouvements
Les réunions de brainstorming et workshop
L’objectif de ce genre de réunion est de réfléchir à des solutions pour une ou des problématiques particulières. Pensez aux petites choses qui favoriseront la créativité :
- il faut impérativement des surfaces d’écritures : bloc-notes, tablettes individuelles, un tableau blanc, un paperboard.
- la salle doit être aménagée de sorte à ce qu’elle offre des possibilités multiples de collaboration. Les tables doivent ainsi être aisément mobiles et des petits coins conviviaux doivent être créés pour des échanges détendus.
- l’insonorisation doit être bonne pour éviter le fiasco d’une réunion cacophonique : adoptez des matériaux insonorisants pour les murs, plafonds, sols, et d’éventuelles cloisons mobiles.
Les réunions pour une visioconférence ou une audioconférence
Ces deux types de réunions sont devenus des pratiques incontournables dans le monde de l’entreprise. Elles permettent en effet d’échanger et de coopérer à distance et réduisent les coûts liés aux déplacements. Les installations techniques sont bien évidemment la clé de ce genre de réunion et il est donc primordial que le matériel soit correctement configuré. Ne prenez pas ce détail à la légère, choisissez avec attention les équipements les mieux adaptés à votre salle et aux nombres de participants.
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