Publié le 24/07/2017 | 11:47 Mails sans réponse, détail crucial non validé…, l’avancement de vos dossiers est ralenti par des informations bloquées par votre entourage professionnel. En six étapes, assurez-vous d’avoir bien formulé vos attentes et découvrez comment être écouté(e).
Trop souvent, une conversation débute sur un sujet puis dévie sur un autre, sans raison ou logique apparentes. Ou bien, des questionnements restés sans réponses bloquent et ajournent l’échange.
Si vous devez évoquer plusieurs sujets, listez votre « ordre du jour ». Pour chaque thème, notez les points à analyser et vos attentes (validation d’une date, informations complémentaires à recueillir, etc.). En parallèle, anticipez les objections ou les questions que votre interlocuteur pourrait avancer et préparez vos possibles réponses ou les documents nécessaires.
Anticipez toujours les objections ou les questions que votre interlocuteur pourrait avancer !
Parfois une demande peut provoquer une cascade d’échanges (par mails, en face à face ou par téléphone) avant d’aboutir à une information clé qui change la donne !
Vérifiez toujours les enjeux et les objectifs d’une demande ou d’une attente lorsqu’un doute s’immisce dans votre esprit… Quoi ? Pourquoi ? (ou pour quoi faire) ?
Consciente ou non, l’erreur est fréquente. Faute de pouvoir contacter la « bonne personne » (ou par peur de la déranger), vous sollicitez l’avis ou la validation d’un intermédiaire.
Si ce dernier a toute légitimité pour transmettre l’information à la personne concernée ou peut répondre à sa place, ne changez rien. Sinon, autant prendre conscience tout de suite du problème : en vous adressant à un intermédiaire mal identifié, tous vos efforts sont vains !
Pour être entendu(e) par votre interlocuteur, assurez-vous qu’il soit prêt à vous entendre ! Même croisé dans un couloir, son esprit peut être à mille lieues de là, et à dix mille de ce qui vous préoccupe. En le forçant à vous écouter, vous coupez la communication.
En lieu et place d’un forcing, annoncez : «s’il vous plaît, j’aurais besoin de vos conseils/éclairages sur les dossiers x et y, tous les éléments sont prêts et j’estime la durée de notre entretien à x minutes, pouvez-vous me recevoir ce matin/cet après-midi ? ».
Pour recueillir des informations, vous pouvez communiquer par écrit ou oralement. En supposant que les trois autres points aient été respectés : connaître « l’ordre du jour », avoir identifié « la bonne personne » et choisir « le bon moment », le choix de l’oral ou de l’écrit va dépendre de la personne à qui vous vous adressez, de son agenda et de sa personnalité.
– Privilégiez l’écrit quand vous vous adressez à toute personne très occupée, ou qui a tendance à tout ajourner. Attention, un mail efficace présente : un sujet par courriel, un bref rappel du dossier, le point en attente, l’action à valider (ou ce que votre interlocuteur doit retenir ou faire).
– Privilégiez l’oral si, au cours de la conversation, vous devez consulter un ou plusieurs dossiers. Votre interlocuteur vous en saura gré. Si vous décidez de l’appeler au téléphone, vérifiez s’il est disponible ou non. Ensuite, assurez-vous qu’il puisse consulter le dossier sur le serveur (ou dans son bureau). S’il le faut, anticipez ses recherches en lui adressant, par mail et pendant votre conversation, le lien vers le dossier à consulter.
Pour être entendu par les autres, il faut être soi-même à leur écoute. Écoutez les réponses, reformulez les informations entendues pour les valider ou les faire préciser… ne coupez pas la parole à vos interlocuteurs et ne déviez pas de sujet.
La sixième clé de l’efficacité, c’est vous qui la détenez !
Juliette Georges / Source : Activ’Assistante .
