Publié le 23/05/2020 | 17:06

Devenez une pro d'Excel ! (Partie 2)

    L’une des meilleures façons pour maîtriser progressivement le logiciel Microsoft Excel est de rassembler les astuces phares qui facilitent son utilisation. Comme abordé dans l’un de nos articles précédents Devenez une pro d'Excel ! (Partie 1), la maîtrise d’Excel est une compétence que doit acquérir toute assitante de direction. Vu la nature de son métier qui s’articule sur la rédaction des rapports, groupement des rendez-vous (agenda) et organisation d’emplois du temps, une assistante doit impérativement maîtriser cet outil ! 

Insérer la date et l'heure rapidement :

Si vous souhaitez insérer la date et l’heure tout en réalisant un historique des activités, vous pouvez utiliser ces raccourcis pour vous faciliter la tâche ;

1. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez insérer la date ou l’heure actuelle.

2. Appuyez sur Ctrl+Maj+; (point-virgule) si vous souhaitez ajouter l’heure actuelle.

3. Appuyer sur Ctrl+; (point-virgule) pour ajouter la date actuelle.

Si vous voulez ajouter une date ou une heure qui se mettent à jour lorsque la feuille de calcul est recalculée ou réouverte ; 

1. Sélectionnez encore la cellule dans laquelle vous voulez insérer la date ou l’heure actuelle.

2. Utilisez la fonction  AUJOURDHUI() pour insérer la date actuelle “dynamique”. 

3. Utilisez la fonction MAINTENANT() pour insérer Date et heure actuelles “dynamiques”.

 

Copier un tableau dans Word qui se mettra à jour :

Si vous souhaitez insérer un tableau Excel dans un document Word, vous n’avez qu’à :

1. Sélectionner les données sous Excel.

2. Sous Word, dans l'onglet Accueil, cliquer sur Coller puis collage spécial.

3. Choisir “Coller avec liaisons” puis “Feuille de calcul Microsoft Excel Objet”.

4. Pour actualiser le tableau dans Word, Cliquez droit sur le tableau puis cliquez sur “Mettre à jour les données”.

 

Créer simultanément un dossier Excel avec de nombreux onglets :

Au cas où vous devez toujours travailler sur un classeur Excel à multiple feuilles, pensez à configurer votre logiciel pour qu'il génère automatiquement des classeurs au nombre des feuilles qui vous convient. Pour cela :

1. Allez à l'onglet “Fichier”, puis cliquez  sur “Options”

2. Après allez dans le menu “Général”, et indiquez “Inclure ces feuilles” : (nombre de feuilles qui vous convient)

 

Afficher plusieurs onglets en même temps :

Vous avez besoin d’afficher plusieurs onglets à la fois, suivez ces étapes suivantes :

• Ouvrez le ou les classeurs qui contiennent les feuilles de calcul à afficher en même temps.

1. Si les feuilles de calcul se trouvent dans le même classeur, cliquez sur une feuille de calcul à afficher.

2. Allez dans l’onglet “Affichage”, puis le groupe “Fenêtre” et cliquez sur “Nouvelle fenêtre”.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour chaque feuille à afficher.

Si les feuilles de calcul se trouvent dans des classeurs différents, passez à l’étape 3.

 

Créer un tableau avec des totaux automatiquement :

Pour créer un tableau avec des totaux automatiquement :

1. Allez sur l'onglet “Insertion”, cliquez sur “Tableau” ;

2. Sélectionner les données ;

3. Cliquez sur “OK” ;

4. Dans l'onglet “Création”, cochez la case ligne des totaux.

 

A très bientôt pour de nouvelles astuces !