Publié le 28/03/2017 | 16:56 Vous désirez connaître les ficelles du métier de secrétaire ? Vous habitez Casablanca ? De nombreuses offres d’emploi pour ce job sont proposées à Casablanca mais aussi partout au Maroc, où le secteur des services s’épanouit. Voici notre fiche métier pour une fonction qui offre de larges possibilités, qui peut s’exercer dans un grand nombre de domaines divers et variés (au sein d’établissements publics ou au sein d’établissements privés).
Une secrétaire s’occupe du traitement administratif de dossiers et elle est en même temps le pilier central de la gestion des informations, c’est-à-dire qu’elle est en charge des e-mail, des notes ou encore du fax de son responsable dans un service donné. La secrétaire est ainsi amenée à prendre en charge le suivi de dossiers importants pour la vie de l’entreprise. Dans certaines entreprises elle peut être également la coordinatrice d’une petite équipe.
- L’accueil : de clients, de fournisseurs ou encore de visiteurs.
- Fixer des rendez-vous : prendre les messages pour votre responsable et fixer ses rendez-vous est une partie important du travail de la secrétaire.
- La gestion du courrier : trier, distribuer, affranchir mais aussi gérer les messages électroniques.
- La mise en forme, mise en page de dossier, de PowerPoint ou autres pour les présentations ou les rendez-vous de votre responsable.
- L’organisation de déplacements divers.
- Le suivi de l’état des stocks de l’entreprise mais aussi l’identification de la nature des besoins des différentes commandes.
- Le job consiste également en un travail d’archives : vous aurez pour responsabilité d’archiver des dossiers professionnels.
- Le premier atout indispensable pour être une secrétaire c’est la maitrise de l’ensemble des outils bureautiques : il faut donc savoir manipuler à l’excellence les traitements de texte et les tableurs du type Excel ainsi que tous les outils de communication nécessaires à la gestion des informations (internet et les différents réseaux sociaux, saisie par dictaphone etc.).
- Il peut être très utile d’avoir quelques bases juridiques (certains éléments de langage peuvent être indispensables pour la gestion de document de droit).
- La pratique de plusieurs langues étrangères n’est pas toujours obligatoire, mais il est tout de même recommandé de parfaire son anglais, pour en faire un outil de travail supplémentaire. Il vaut mieux avoir plusieurs cordes à son arc.
- La rigueur et l’organisation sont des qualités essentielles que vous devrez mettre en valeur.
Enfin, il est très important d’aimer le contact humain et d’avoir un véritable sens du travail en groupe, surtout dans une grand métropole comme Casablanca. Une secrétaire est en permanence sollicitée par les différents membres de son équipe, dont elle est le pilier de la gestion administrative.
