Publié le 22/06/2020 | 13:53 Étant le bras droit du directeur, le rôle de l'assistante de direction et l’Office Manager est d'optimiser la relation et l'interface organisationnelle du manager ou de l'équipe qu'il accompagne. Pour ce faire, elle s'appuiera sur les compétences techniques qu'elle devra absolument maîtriser dans sa carrière, notamment : la gestion du temps.
L'assistante doit s'aider autant que possible en optant pour les outils et les méthodes qui lui serviront comme une "mémoire externe", et qui lui permettent de se rappeler en quelques minutes, ses tâches, les réunions à court ou moyen terme et leurs prédictions...Etc.
Le planning hebdomadaire est l'un des choix les plus populaires pour les amateurs de productivité. Pour celles qui ne savent pas comment optimiser leur temps de travail, établir un agenda hebdomadaire est un excellent point de départ.
Qu'est-ce qu'un planning hebdomadaire ?
Comme l’indique son nom, un planificateur hebdomadaire est un document sur lequel vous vous organisez par écrit au niveau de tous vos objectifs et les tâches que vous souhaitez réaliser durant la semaine. Ce dernier offre des fonctionnalités de ‘Time-Blocking’ pour soutenir davantage votre objectif d'une meilleure productivité et d'une efficacité accrue.
Avantages du planning hebdomadaire
C’est l’un des principaux facteurs de réussite des personnes à succès, et cela est pour une raison. La capacité de bien planifier le travail et le temps est une compétence clé pour une bonne gestion du temps. Le planning hebdomadaire vous permet de :
Démarrer votre semaine avec un sentiment d'accomplissement ;
Noter toutes vos responsabilités à tout moment de la semaine ;
Réaliser tous vos objectifs en évitant de vous sentir submergée ;
Progresser dans la bonne voie ;
Diminuer le taux du stress au travail ;
Apprendre à évaluer le temps nécessaire pour l’accomplissement de chaque tâche;
Faire une rétrospective de tout ce que vous avez réalisé durant la semaine.
Comment faire un planning hebdomadaire ?
Le principe est simple, le mieux on planifie, le mieux on effectue ses tâches et on atteint ses objectifs professionnels et personnels. Vous pouvez rédiger votre planning hebdomadaire toute seule sur Excel ou sur papier, ou bien vous pouvez carrément télécharger des modules déjà présents sur Internet.
Mais avant de commencer votre planning, il faut noter qu’il existe deux méthodes pour planifier votre semaine.
La première consiste en une approche horizontale et s’agit d’une planification basée sur les jours de la semaine en répartissant la charge de travail et les différentes priorités sur une période de 7 jours.
Quant à la deuxième méthode, il s’agit de la planification verticale qui permet de planifier vos tâches et vos priorités selon les heures précises de chaque jour de la semaine. Cette méthode sert à planifie le déroulement de chaque journée pour s’assurer d’en tirer le meilleur de votre semaine, en déterminant de façon prévisionnelle ce que vous allez faire durant chaque heure du jour.
Et voilà, à vos plannings !
