Publié le 14/09/2020 | 11:06
Avoir un arsenal d’outils et de bonnes méthodes d’organisation est indispensable pour l'assistante. En effet, une bonne organisation permet à l’assistante professionnelle ainsi qu’à l’Office Manager de redoubler d'efficacité en s'appuyant sur les compétences nécessaires pour être plus productive et pour se concentrer sur les actions les plus prioritaires. Dans cette perspective, le rétroplanning lui permet d’avoir un système de rappel de ses missions, ses deadlines, ses rendez-vous ainsi que ses objectifs à court ou moyen terme. Alors, si vous voulez gagner en efficacité dans votre travail, continuez à lire cet article pour découvrir les atouts du rétroplanning.
Qu’est ce que le rétroplanning ?
La rétroplanning est un calendrier utilisé généralement comme outil de mise en place de projets. Cet outil d’organisation vous permettra d'envisager la réalisation d’une mission ou d’un projet, en vous permettant d’assimiler visuellement comment les tâches sont organisées au fil du temps et les différentes étapes à suivre pour effectuer votre travail de la meilleure manière possible. La différence entre un rétroplanning et un planning classique, c’est tout simplement la manière d’élaboration. Le rétroplanning consiste à ordonner les tâches d’un projet en commençant par la date de fin de projet au lieu de commencer par la date début du projet.
Comment établir un rétroplanning ?
1- Définir les tâches nécessaires à la mise en œuvre du projet.
La première chose que vous devez faire c’est de définir les grandes tâches pour terminer le projet en commençant par l'objectif global du projet, puis le décomposer en sous-objectifs, et enfin le décomposer en tâches tout en estimant la durée de chaque tâche à faire en termes de jours, semaines, mois. Vous pouvez utiliser des verbes infinitifs pour décrire les actions.
2- Placer les tâches dans l'ordre du temps d'achèvement.
Dans cette étape, vous devez avoir une certaine logique pour ordonner les tâches, c'est-à-dire que vous devez d'abord effectuer certaines tâches de manière systématique ; une ne peut pas démarrer tant qu'une autre n'est pas terminée.
3- Fixez les dates des différentes étapes du projet.
Lors de cette étape, vous devez commencer par positionner la date de livraison du projet. Puis l'étape précédente, puis celle d'avant et ainsi de suite.
4- Construisez votre rétroplanning.
La dernière étape c’est de rassembler toutes les tâches ordonnées dans un seul tableau. Vous pouvez utiliser des logiciels en lignes comme GANTT pour établir votre rétroplanning facilement, ou bien vous pouvez l'établir sur Excel. Tout dépend de vos préférences.
Partagez avec nous vos expériences avec le rétroplanning ! A vos claviers...
