Publié le 15/10/2016 | 14:10
Votre boss est un grand homme d’affaires et vous devez lui organiser un voyage d’affaires ? Retrouvez ici les étapes à suivre !
1. En tout premier lieu réalisez une check-list avec tous les impératifs hôteliers, culinaires et autre de votre patron. Si vous travaillez dans une grande infrastructure vous pourrez ensuite transmettre cette check-list à l’agence de voyage de votre entreprise pour qu’elle recherche l’endroit parfait qui réunira tous les critères souhaités. Si vous devez effectuer les réservations vous-même, gardez l’esprit clair et soyez méthodique. Munissez vous d’un agenda de voyage où vous noterez chaque réservation (billet d’avion, chambre d’hôtel, les rendez-vous de votre patron etc.). Cet agenda sera vital aussi pour vous (gardez-en donc une copie !) pour joindre à tout moment votre boss au moment du voyage.
2. Tout au long de l’organisation, restez sans arrêt en contact avec votre boss pour qu’il n’y ait aucune surprise. Il vaut mieux qu’il soit au courant avant de partir qu’il lui reste un vaccin à effectuer ! Mettez-le au courant rapidement des dates de départ et de retour : il est classique que celles-ci soient changées au dernier moment car le patron réalise au dernier moment qu’il souhaitait voir de la famille ou faire du shopping en plus des obligations professionnelles.
3. Une fois que le gros du voyage a été organisé, créez une liste avec tous les documents que votre patron doit fournir ou avoir sur lui : billets d'avions, fax de réservations pour les divers hôtels, papiers d'identité, visa si nécessaire, carnet de santé, adresse des rendez-vous, plans, coordonnées du P.E.E., des Chambres de Commerce etc.
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