Publié le 09/11/2020 | 12:56
Pour les petites ou grandes entreprises, les voyages d’affaires représentent un pilier dans le développement économique. Un voyage d’affaire rime avec planification, rendez-vous professionnels, transport, etc. Tout s’intègre dans les missions de l’assistante de direction. Aujourd’hui, nous allons vous accompagner, chère assistante, dans la préparation du déplacement de votre directeur pour que vous ne manquiez rien. Défi relevé !
Pour votre patron, chaque déplacement représente une nouvelle opportunité pour la société et doit donc être une réussite des bases jusqu’aux résultats. Certes, certains déplacements nécessitent plus de planification que d’autres, mais une chose est sûre : Il en existe beaucoup qui prennent la même forme.
1. Le rétroplanning
Avant d’entamer les réservations et les préparations des dossiers du voyage, il faut s’entretenir avec son patron afin de fixer en amont les rendez-vous professionnels, les interlocuteurs, les documents à présenter, les dates, la duré des entrevues, les horaires et les adresses.
2. Le transport et l’hébergement
Arrivée à cette étape, vous devez assurer ! Si le voyage peut se faire en voiture, n’hésitez pas à choisir une véhicule de location confortable pour votre patron et veillez à sa propreté et qu’elle soit en bonne qualité. Autrement, en cas de voyage en avion, réservez un billet Business-class et vérifiez les différentes précisions et conditions.
Pour son logement, vous devez vous assurez de benchmarker les différents hôtels de sa destination et en choisir le meilleur selon le budget alloué au voyage. Appelez l’hôtel avant de réserver pour vous renseignez sur les modes de paiements et la disponibilité des chambres/suites.
3. Les dossiers de voyage
Après avoir réservé le logement, il est maintenant le tour aux documentations réservées pour le voyage. Des pièces d’identité de votre directeur jusqu'au documents de présentation en passant par tous les comptes-rendus, notes, données dont il pourra avoir besoin pendant son déplacement. Si votre directeur se déplace à l’étranger, veillez à traduire ces documents en anglais. Après tout, d’après des études réalisées en 2019, l’anglais est classée en 1ère place dans la liste des langues les plus parlées au monde !
N’oubliez pas d’enregistrer une copie en ligne des fichiers, jugés importants, pour les rendre accessibles via les smart devices comme tablette, téléphone ou ordinateur.
